Standar Operasional Prosedur
asalamu’alaikum wr
wb
saya akan sharing
tentang standart operasional prosedur
LATAR
BELAKANG
Saat kita melakukan suatu pekerjaan
kita harus betul-betul mengerti tentang standariasai/tata cata
sebelum melakukan suatu pekerjaan yang akan kita lakukan
MAKSUD DAN TUJUAN
Tujuannya adalah :
▪ Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat
kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi
atau unit kerja.
▪ Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-
tiap posisi dalam organisasi.
▪ Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung
jawab dari petugas/pegawai terkait.
▪ Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai
dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
Standart Operating Prosedure (SOP)
adalah serangkaian instruksi
kerja tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai proses
penyelenggaraan administrasi
perusahaan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa
dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standart
Operasional Prosedur
merupakan suatu pedoman atau acuan
untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat
penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan
indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
-
MANFAAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
▪ sebagai standarisasi cara yang
dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menyelesaikan
tugasnya.
▪ Mengurangi tingkat kesalahan dan
kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam
melaksanakan tugas.
▪ Meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab individual
pegawai dan
organisasi secara keseluruhan.
▪ Membantu pegawai menjadi lebih
mandiri dan tidak
bergantung pada intervensi manajemen,
sehingga
akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam
pelaksanaan proses sehari-hari.
▪ Meningkatkan akuntibilitas
pelaksanaan tugas.
▪ Menciptakan ukuran standar kinerja
yang akan
memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki
kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang
telah dilakukan.
▪ Memastikan pelaksanaan tugas
penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam
berbagai
situasi.
▪ Memberikan informasi mengenai
kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
▪ Memberikan informasi dalam upaya
peningkatan
kompetensi pegawai.
▪ Memberikan informasi mengenai beban
tugas yang
dipikuloleh seorang pegawai dalam
melaksanakan
tugasnya.
-
FUNGSI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
▪ Memperlancar tugas petugas/pegawai
atau tim/unit
kerja.
▪ Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan.
▪ Mengetahui dengan jelas
hambatan-hambatannya dan
mudah dilacak
▪ Mengarahkan petugas/pegawai untuk
sama-sama
disiplin dala bekerja.
▪ Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan
rutin.
Oleh karena itu diperlukan
standar-standar operasi prosedur
sebagai acuan kerja secara
sungguh-sungguh untuk menjadi sumber
daya manusia yang profesional, handal
sehingga dapat mewujudkan
visi dan misi perusahaan.
-
Keuntungan adanya Standard Operating Prosedur (SOP)
▪ SOP yang baik akan menjadi pedoman
bagi pelaksana,menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan
menjadikan pekerjaan diselesaikan
secara konsisten.
▪ Para pegawai akan lebih memiliki
percaya diri dalam
bekerja dan tahu apa yang harus dicapai
dalam setiap
pekerjaan.
▪ SOP juga bisa dipergunakan sebagai
salah satu alat
trainning dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja
pegawai.AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD
APERATING PROSEDURE
-
Asas-asas penyusunan standard operating prosedue:
asas pembukaan, yaitu disusun
berdasarkan tata cara yang
bentuk yang telah dibakukan sehingga
dapat menjadi acuan
yang baku dalam melakukankan suatu
tugas.
Asas pertanggung jawaban, hal ini harus
dapat dipertanggung
jawabkan baik dari sisi isi, bentuk,
prosedur, standar yang
ditetapkan maupun dari sisi
keabsahannya.
Asas kepastian, yakni adanya
keseimbangan hak dan kewajiban
antara aparatur dan masyarakat sehingga
masing-masing pihak
mempunyai tanggung jawab yang sama.
Asas keseimbangan, yakni adanya
keseimbangan hak dan
kewajiban antara aparatur dan
masyarakat sehingga masing-
masing pihak mempunyai tanggung jawab
yang sama.
Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait
dengan kegiatan
administrasi umum baik secara langsung
maupun tidak
langsung.
Asas kecepatan dan kelancaran, yakni
yang dapat menjamin
terselesaikannya suatu suatu tugas
pekerjaan sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan, tepat
sasaran, menjamin
kemudahan dan kelancaran secara
prosedural.
Asas keamanan, yaitu harus dapat
menjamin kepentingan semua
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
tugas.
Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP
dapat menciptakan
transparansi dalam pelaksanaan tugas-
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING
PROSEDURE
a)
Standard operating prosedure harus
ditulis secara jelas,
sederhana dan tidak berbelit-belit
sehingga mudah dimengerti dan
diterapkan untuk satu kegiatan
tertentu.
b)
Standard operating prosedure harus
dapat menjadi pedoman
yang terukur baik mengenai norma waktu,
hasil kerja yang tepat dan
akurat, maupun rincian biaya
pelayanandan tatacara pembayaran bila
diperlukan adanya biaya pelayanan.
c)
Standard operting prosedure harus dapat
memberikan kejelasan
kapan dan siapa yang harus melaksanakan
kegiatan, berapa lama
waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana
tanggung jawab masing-
masing pegawai/pejabat.d)
Standard operating prosedure harus udah
dirumuskan dan selalu
bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan
perkembangan kebijakan
yang berlaku.
e)
SOP harus menggambarkan alur kegiatan
yang mudah ditelusuri
jika terjadi hambatan.
Manfaat prosedur tertulis adalah;
a. Planning-controlling
> mempermudah dalam pencapaian
tujuan.
> merencanakan besarnya beban kerja
yang optimal bagi
masing-masing
pegawai.
> menghindari pemborosan atau
memudahkan penghematan
biaya.
> mepermudah pengawasan.
b. Organizing
>mendapatkan intruksi kerja yang
dapat dimengerti oleh
bawahan.
> dihubungkan dengan alat yang
mendukung pekerjaan
kantor dan dokumen.
> menciptakan konsistensi kerja.
c. Staffing-leading
> memmbantu atasan dalam memberikan
intruksi kerja bagi
pegawai.
> konseling untuk bawahan agar
memberikan kontribusi
maksimal
> mempermudah pemberian penilaian
bagi bawahan.
d. Coordination
> menciptakan koordinasi yang baik
antar departemen
> untuk menetapkan dan membedakan
prosedur rutin dan
independen-
TEKNIK MENYUSUN SOP
Ada tujuh tahapan atau langkah yang
dapat digunakan untuk
membuat suatu prosedur yang baik dan
memaksimalkan semua
potensi yang ada, anatara lain sebagai
berikut:
1. Menentukan tujuan yang ingin
dicapai.
2. Membuat rancangan awal.
3. Melakukan evaluasi internal.
4. Melakukan evaluasi eksternal.
5. Melakukan uji coba.
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.7. Menjalankan prosedur
yang sudah dibuat.-
PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN
Proses penerapan harus dapat memastikan
bahwa output yang
dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
1. Setiap pelaksanaan mengetahui SOP
yang baru disusun dan
alasan perubahannya.
2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan
sesuai kebutuhan dan siap
diakses oleh semua pengguna potensial.
3. Setiap pelaksanaan mengetahui
perannya dalam SOP dan dapat
menggunakan semua pengetahuan dan
kemampuan yang
dimiliki untuk menerapkannya secara
aman dan efektif.
4. Ada mekanisme untuk
memonitor/memantau kinerja,
mengidentifikasi masalah-masalah yang
mungkin timbul, dan
menyediakan
dukungan dalam proses penerapan SOP.
Standar Operasional Prosedur penting
dalam kehidupan untuk bekerja dalam keseharian kita juga harus di
terapkan
Dengan adanya SOP kita dapat
memaksimalkan kinerja kita saat bekerja
Sekian dari saya
wassalamu'alaikum wr wr
Sekian dari saya
wassalamu'alaikum wr wr
Komentar
Posting Komentar